29/09/2014 14:58
Модель FOCUS — простой, эффективный подход к решению проблем
Ваши бизнес-процессы идеальны или их можно улучшить? В постоянно меняющемся мире, ничто не остается идеальным и четко выверенным. Чтобы оставаться впереди своих конкурентов, вы должны быть в состоянии постоянно пересматривать процессы, так чтобы ваши услуги оставались эффективными, а ваши клиенты удовлетворенными, ведь это очень важно в системе управления предприятием. В этой статье мы расскажем о модели FOCUS – простом инструменте повышения качества, который поможет вам провести изменения в организации.
О модели
Модель FOCUS представляет собой структурированный подход к всеобщему управлению качеством (TQM), который используется во многих отраслях, например в здравоохранении. Модель полезна, потому что она использует командный подход к решению проблем и улучшению бизнес-процессов, и это делает ее особенно полезной для решения вопросов межведомственных коммуникаций. Кроме того, она призывает людей полагаться на объективные данные, а не на личные мнения, и это способствует повышению качества продукта или услуги.
Он имеет пять шагов:
F от Find — найти проблему.
O от Organize — организовать команду.
С от Clarify — уточнить проблему.
U от Understand — понять проблему.
S от Select — выбрать решение.
Применение модели FOCUS
Чтобы применить модель на практике, используйте следующие шаги
Шаг 1: Найти проблему
Первый шаг заключается в определении процесса, который должен быть улучшен. Оптимизация процессов часто следуют Принципу Парето, где 80 процентов задач исходят от 20 процентов проблем. Именно поэтому выявление и решение одной реальной проблемы может значительно улучшить ситуацию предприятия, если вы найдете правильный путь решения этой проблемы. Согласно популярной аналогии, выявление проблем можно сравнить с заготовкой яблок. На первый взгляд это легко — вы можете собирать яблоки с земли или с нижних ветвей дерева. Но чем больше фруктов вы собираете, тем труднее становится. В конце концов, оставшиеся фрукты будут вне досягаемости, и вы должны использовать лестницу, чтобы добраться до самых верхних ветвей.
Начните с простой проблемы, чтобы построить команду согласно методу FOCUS. Когда же доверие в команде будет на высоком уровне, следует рассматривать более сложные задачи. Если проблема не очевидна, используйте эти вопросы, чтобы выявить возможные проблемы:
Что наши клиенты хотели улучшить?
Как мы можем повысить качество?
Какие процессы не работают так же эффективно, как они могли бы?
Каково узкое место наших процессов?
Что делают наши конкуренты?
Что расстраивает и раздражает нашу команду?
Какие проблемы могут возникнуть в будущем?
Если у вас есть несколько проблем, которые требуют внимания, перечислите их все и используйте такие инструменты как Анализ Парето, Матричный Анализ, Сравнительный анализ, чтобы определить, какие проблемы решать в первую очередь. Если вы попытаетесь рассмотреть слишком много задач за один раз, вы перегрузите членов команды, а это приведет к ненужному стрессу.
Шаг 2: организовать команду
Ваш следующий шаг заключается в том, чтобы собрать команду для решения проблемы.
Объедините членов команды из различных областей деятельности — это даст вам широкий спектр навыков, перспектив и опыта. Выберите сотрудников, которые знакомы с проблемными вопросами или процессами. Энтузиазм по поводу проекта будет наибольшим, если люди добровольно взялись за него и получают материальную или нематериальную выгоду от участия в нем. Имейте в виду, что команда, состоящая из разных людей, скорее всего, найдет творческое решение проблем.
Шаг 3: Разъяснение вопроса
Перед тем, как команда может начать решать проблему, необходимо четко и лаконично определить ее. Даже если ваша проблема представляет собой, образно выражаясь, «слона», с которым, с первого взгляда, не под силу справиться, необходимо разбить его на маленькие части и проанализировать возможные варианты подходов.
Используйте различные инструменты менеджмента, такие как техника «5 Почему?», чтобы разбить большие проблемы на составные части. Фокусируйтесь на фактических событиях и измеримых условиях:
Что случилось?
Где это происходит?
Когда это происходит?
На кого эта проблема влияет?
Постановка задачи должна быть объективной, нельзя полагаться на личные мнения, инстинктивные чувства, и эмоции. Кроме того, отслеживайте "фактоиды" — заявления, которые кажутся фактами, но в действительности являются мнениями, сформулированными как факты.
Шаг 4: Понять проблему
Как только вопрос личных мнений будет решен, члены команды собирают данные о проблеме, чтобы иметь целостное представление о ней. Посвятите достаточно времени этой стадии, т.к. именно на ней необходимо определить основные этапы процесса изменений. Подумайте над тем, что вы знаете о проблеме. Кто-нибудь еще пытался работать над данной задачей? Если это так, то, что пошло не так, и что вы можете извлечь из этого? Используйте блок-схемы или диаграммы, чтобы организовать и визуализировать каждый шаг — это поможет вам найти узкое место предприятия. Попытайтесь определить слабые места или неудачи в процессе, которые становятся причиной проблем.
Когда вы сформируете понимание проблемы, потенциальные решения станут очевидными. Однако остерегайтесь очевидных выводов — из-за них вы можете упустить важные части проблемы, или создадите совершенно новый процесс, который не сможет решить проблему. Генерация решений возможна с помощью обычных структурированных практик: мозговой штурм, обратный мозговой штурм и т.д. Не стоит на первом же этапе критиковать поступающие идеи, помните, что даже самые безумные мысли могут привести к правильному решению.
Шаг 5: Выберите решение
Заключительный этап в этом процессе — выбор решения.
Используйте методы принятия решений, чтобы выбрать наиболее приемлемый вариант. Дерево принятия решений, Сравнительный анализ и Матричный анализ — полезные инструменты для оценки ваших вариантов. После того как вы выбрали идею, используйте такие инструменты, как анализ рисков, чтобы рассмотреть возможные последствия.
Примечание и выводы
Люди обычно используют модель FOCUS в сочетании с Plan-Do-Check-Act. Используйте этот подход, чтобы контролировать реализовываемые решения.
FOCUS — простой инструмент улучшения качества, который широко используются в различных отраслях бизнеса. Вы можете использовать его для улучшения любого процесса, но особенно полезно применять его для процессов, которые охватывают различные отделы.
Помните и про 5 шагов реализации:
F от Find — найти проблему.
O от Organize — организовать команду.
С от Clarify — уточнить проблему.
U от Understand — понять проблему.
S от Select — выбрать решение.
Постоянный адрес новости:
http://news.rufox.ru/texts/2014/09/29/281106.htm
Источник:
Чтобы оставить комментарий, вам необходимо авторизоваться! Если у Вас еще нет аккаунта, то Вы можете получить его прямо сейчас!